Реальные кейсы, где должностные инструкции, регламенты и политики стали инструментами роста для бизнеса
Кейс № 1
Более 100 профессиональных должностных инструкций для партнёров
Клиент: компания, специализирующаяся на внедрении CRM-систем. Помимо продажи лицензий, компания приняла стратегическое решение усиливать клиентский сервис: новым пользователям предлагались бонусные пакеты документов для систематизации внутренних процессов.
Проблема:
Клиенту потребовалось подготовить не просто шаблоны, а по-настоящему содержательные и качественные должностные инструкции, которые можно предложить клиентам в разных отраслях. Ожидалась высокая степень универсальности, но без потери глубины. Внутри компании не было ресурсов, чтобы взять на себя такую масштабную методическую работу.
3. Для каждой инструкции мы проработали следующие блоки:
— Стандартизированную "шапку" с авторством, датами, ответственными за актуализацию
3. Благодаря глубокому уровню проработки документов, клиент позиционировал себя не просто как технического интегратора, а как эксперта в организации бизнес-процессов.
4. Внутренне разработанные инструкции теперь служат точкой отсчёта для развития у клиентов системной HR-функции — от подбора и адаптации до оценки и управления эффективностью.
Проблема:
Клиенту потребовалось подготовить не просто шаблоны, а по-настоящему содержательные и качественные должностные инструкции, которые можно предложить клиентам в разных отраслях. Ожидалась высокая степень универсальности, но без потери глубины. Внутри компании не было ресурсов, чтобы взять на себя такую масштабную методическую работу.
Что мы сделали:
1. Мы взяли на себя полный цикл разработки — от архитектуры документа до финального содержания.
2. Работа включала:
- Проектирование структуры шаблона: разработана логичная, понятная и единообразная модель, легко адаптируемая под нужды любой компании.
- Подготовка 112 полноценных должностных инструкций по различным функциональным направлениям. Каждая инструкция была создана с учётом специфики роли, целей бизнеса и практического применения в реальных условиях. Структура позволяет использовать документы как основу для адаптации, оценки эффективности, управления и роста.
- Проектирование структуры шаблона: разработана логичная, понятная и единообразная модель, легко адаптируемая под нужды любой компании.
- Подготовка 112 полноценных должностных инструкций по различным функциональным направлениям. Каждая инструкция была создана с учётом специфики роли, целей бизнеса и практического применения в реальных условиях. Структура позволяет использовать документы как основу для адаптации, оценки эффективности, управления и роста.
3. Для каждой инструкции мы проработали следующие блоки:
— Стандартизированную "шапку" с авторством, датами, ответственными за актуализацию
— Цель должности и её ценный конечный продукт
— Основные задачи и функции, сгруппированные по смысловым блокам
— Чёткие метрики эффективности
— Идеальную картину результатов — с ориентирами по качеству и KPI
— Описание технологии выполнения задач, полномочий, требований и условий работы
— Основные задачи и функции, сгруппированные по смысловым блокам
— Чёткие метрики эффективности
— Идеальную картину результатов — с ориентирами по качеству и KPI
— Описание технологии выполнения задач, полномочий, требований и условий работы
Какие результаты достигнуты:
1. Все инструкции подготовлены в едином стиле и стандарте — это позволило использовать их в работе разных клиентов без дополнительных правок.
2. Заказчик получил полноценный, качественный контент для бонусных пакетов — усилив ценность предложения и лояльность своей клиентской базы.3. Благодаря глубокому уровню проработки документов, клиент позиционировал себя не просто как технического интегратора, а как эксперта в организации бизнес-процессов.
4. Внутренне разработанные инструкции теперь служат точкой отсчёта для развития у клиентов системной HR-функции — от подбора и адаптации до оценки и управления эффективностью.
Полный список включает 112 документов. Ниже — лишь часть проделанной работы, охватывающей ключевые департаменты и функциональные блоки.
ТОП-менеджмент
- Исполнительный директор
- Операционный директор
- Административный директор
- Коммерческий директор
- Директор по производству
- Директор по развитию
- Операционный директор
- Административный директор
- Коммерческий директор
- Директор по производству
- Директор по развитию
HR-департамент
-HRD
- Рекрутер
- Специалист по адаптации
- Специалист по обучению
- Специалист по корп.культуре
- Менеджер по КДП
- Рекрутер
- Специалист по адаптации
- Специалист по обучению
- Специалист по корп.культуре
- Менеджер по КДП
Фин. департамент
- Финансовый директор
- Финансовый менеджер
- Бухгалтер материальной группы
- Бухгалтер по заработной плате
- Специалист по налоговому учёту
- Специалист по расчётам с дебиторами и кредиторами
- Специалист кассы
- Финансовый менеджер
- Бухгалтер материальной группы
- Бухгалтер по заработной плате
- Специалист по налоговому учёту
- Специалист по расчётам с дебиторами и кредиторами
- Специалист кассы
Коммерческий департамент и маркетинг
- РОП и МОП
- Контент-маркетолог
- Трафик-маркетолог
- Веб-дизайнер
- Лид-менеджер
- TikTok / Shorts / Reels-креатор
- Хантер по продажам
- Контент-маркетолог
- Трафик-маркетолог
- Веб-дизайнер
- Лид-менеджер
- TikTok / Shorts / Reels-креатор
- Хантер по продажам
Работа с маркетплейсами
- Менеджер маркетплейсов
- Руководитель маркетинга на маркетплейсах
- Аналитик маркетплейсов
- Сборщик поставок
- Менеджер приёмки
- Контент-менеджер карточек товара
- Дизайнер карточек
- Менеджер по поставкам, возвратам, логистике, FULFILMENT и планированию
- Специалист по поиску и закупке товаров
- Руководитель маркетинга на маркетплейсах
- Аналитик маркетплейсов
- Сборщик поставок
- Менеджер приёмки
- Контент-менеджер карточек товара
- Дизайнер карточек
- Менеджер по поставкам, возвратам, логистике, FULFILMENT и планированию
- Специалист по поиску и закупке товаров
Отраслевые направления (адаптированы под специфику):
- Строительные компании
- Торговые компании
- Салоны красоты
- IT-компании
- Сфера недвижимости
- Ресторанный и гостиничный бизнес
- Стоматологические клиники
- Отделы безопасности
- Торговые компании
- Салоны красоты
- IT-компании
- Сфера недвижимости
- Ресторанный и гостиничный бизнес
- Стоматологические клиники
- Отделы безопасности
Если нужно — подготовим такой же пакет и для вашей команды. Индивидуально. Профессионально. С учётом реальных задач вашего бизнеса.
Кейс № 2
Разработка регламентов под стиль компании
Клиент: Современная строительная компания с молодой командой и нестандартным подходом к внутренним коммуникациям.
Клиент обратился с задачей:
— Провести аудит всех действующих внутренних документов.Клиент обратился с задачей:
— Обновить устаревшие материалы, привести их к единому формату и стилю.
— Выявить направления, по которым отсутствует необходимая документация.
— Разработать недостающие политики и инструкции с учётом специфики компании.
Отдельный акцент: владелец компании запросил уход от сложного, перегруженного «канцелярита» в сторону живого, понятного и лёгкого языка — с примерами, простыми формулировками и даже элементами визуального оформления, мемов и неформальных отступлений там, где это уместно. Стиль должен был соответствовать духу компании — открытой, современной, неформальной.
— Провели полный аудит документации: проанализировали существующие документы, выявили слабые места, составили рекомендации по переработке.
— Подготовили отчёт с перечнем недостающих регламентов и аргументировали необходимость их создания.
— После согласования с собственником, разработали:
* Стандарт разработки политик — документ, регулирующий, как в компании будут создаваться и обновляться внутренние положения.
* Регламент по коммуникациям — с учётом корпоративного стиля общения, структуры команды и распределённых процессов.
* Инструкцию по этикету онлайн-совещаний — как ответ на острую проблему в компании, связанную с культурой и качеством удалённых встреч.
Около 50 внутренних документов были переработаны: мы упростили язык, привели стиль к единообразию, адаптировали оформление под фирменный шаблон компании. Все материалы — в лёгком, но деловом тоне, без избыточной формальности, с примерами и пояснениями. Где это было уместно — добавили иллюстрации и микро-геймификацию.
* Регламент по коммуникациям — с учётом корпоративного стиля общения, структуры команды и распределённых процессов.
* Инструкцию по этикету онлайн-совещаний — как ответ на острую проблему в компании, связанную с культурой и качеством удалённых встреч.
Около 50 внутренних документов были переработаны: мы упростили язык, привели стиль к единообразию, адаптировали оформление под фирменный шаблон компании. Все материалы — в лёгком, но деловом тоне, без избыточной формальности, с примерами и пояснениями. Где это было уместно — добавили иллюстрации и микро-геймификацию.
Какие результаты достигнуты:
1. Компания получила комплект регламентов и политик в едином стиле, который понятен и близок команде.
2. Сотрудники включились в процессы — читать и применять документы стало легко.
3. Руководство сэкономило время на повторяющиеся вопросы — теперь многие ответы есть в понятной форме в документах.
4. Компания получила подходящий под её дух формат, что повысило внутреннюю вовлечённость и доверие к регламентам как к полезному инструменту.
2. Сотрудники включились в процессы — читать и применять документы стало легко.
3. Руководство сэкономило время на повторяющиеся вопросы — теперь многие ответы есть в понятной форме в документах.
4. Компания получила подходящий под её дух формат, что повысило внутреннюю вовлечённость и доверие к регламентам как к полезному инструменту.
Кейс № 3
Разработка строгих регламентов и должностных инструкций для микробизнеса
Клиент: Небольшая, но стабильно развивающаяся компания, работающая в сфере розничной и онлайн-торговли. Владелец — вдумчивый и системный предприниматель, заинтересованный в упорядочивании бизнеса и снижении операционных рисков.
В компании отсутствовали какие-либо зафиксированные процессы и регламенты. Все держалось на личной памяти владельца и устных договорённостях. Появилась необходимость:
1. Сформировать фундамент внутренней управленческой документации.
2. Упорядочить функции сотрудников.
3. Создать основу для масштабирования и делегирования задач.
Клиент сразу обозначил: документы должны быть предельно структурированы, написаны чётким, деловым языком, максимально близким к формату нормативных документов. Без «разговорности», с акцентом на точность формулировок и пунктуальность.
Что мы сделали:
— Работа велась поэтапно и включала в себя:
— Формулировку подхода и методологии описания процессов — мы предложили системную структуру и формат представления документов, одобренный владельцем.
— Разработка стратегического документа — сформулировали ключевые принципы управления компанией, цели, роль руководителя, приоритеты и зону ответственности. Это стало основой для всех последующих инструкций.
Создание базовых регламентов:
— Регламент по работе с организационной структурой — описаны правила построения, изменения и актуализации оргструктуры.
— Регламент по работе со статистикой — зафиксированы подходы к сбору, интерпретации и использованию количественных показателей в управлении.
— Регламент по внутренним коммуникациям — определены каналы, правила и стандарты взаимодействия между сотрудниками и руководством.
— Разработка должностных инструкций для всех действующих ролей в компании — с нуля, с учётом специфики бизнеса, реальной загрузки и ожиданий собственника. Структура каждого документа включала:
* Цель должности.
* Основные задачи и функции.
* Ключевые показатели эффективности.
* Полномочия и зоны ответственности.
* Требования к компетенциям.
Информация собиралась в гибком формате: где-то — через голосовые сообщения, где-то — на основе черновиков клиента. Мы перерабатывали полученные материалы, дополняли, задавали уточняющие вопросы и предлагали оптимальные формулировки, понятные и юридически корректные.
2. Руководитель отметил, что структура получилась «даже лучше, чем представлялось» — логика изложения позволила выявить и устранить ряд слабых мест в управлении.
3. Взаимодействие с сотрудниками упростилось — теперь каждый знает свою зону ответственности, есть чёткие инструкции.
4. Мы продолжаем сотрудничество: по мере необходимости заказчик обращается за разработкой новых регламентов и инструкций на процессы, которые раньше существовали только «в голове».
— Работа велась поэтапно и включала в себя:
— Формулировку подхода и методологии описания процессов — мы предложили системную структуру и формат представления документов, одобренный владельцем.
— Разработка стратегического документа — сформулировали ключевые принципы управления компанией, цели, роль руководителя, приоритеты и зону ответственности. Это стало основой для всех последующих инструкций.
Создание базовых регламентов:
— Регламент по работе с организационной структурой — описаны правила построения, изменения и актуализации оргструктуры.
— Регламент по работе со статистикой — зафиксированы подходы к сбору, интерпретации и использованию количественных показателей в управлении.
— Регламент по внутренним коммуникациям — определены каналы, правила и стандарты взаимодействия между сотрудниками и руководством.
— Разработка должностных инструкций для всех действующих ролей в компании — с нуля, с учётом специфики бизнеса, реальной загрузки и ожиданий собственника. Структура каждого документа включала:
* Цель должности.
* Основные задачи и функции.
* Ключевые показатели эффективности.
* Полномочия и зоны ответственности.
* Требования к компетенциям.
Информация собиралась в гибком формате: где-то — через голосовые сообщения, где-то — на основе черновиков клиента. Мы перерабатывали полученные материалы, дополняли, задавали уточняющие вопросы и предлагали оптимальные формулировки, понятные и юридически корректные.
Какие результаты достигнуты:
1. Компания получила первый полноценный комплект внутренних документов, изложенных в строгом, нормативном стиле — как и ожидалось.2. Руководитель отметил, что структура получилась «даже лучше, чем представлялось» — логика изложения позволила выявить и устранить ряд слабых мест в управлении.
3. Взаимодействие с сотрудниками упростилось — теперь каждый знает свою зону ответственности, есть чёткие инструкции.
4. Мы продолжаем сотрудничество: по мере необходимости заказчик обращается за разработкой новых регламентов и инструкций на процессы, которые раньше существовали только «в голове».
Кейс № 4
Переход от должностных инструкций к Главным Файлам Должности (ГФД)
Клиент: Средняя компания с активно развивающимся бизнесом и грамотным, системным собственником, стремящимся к упорядочиванию внутренних процессов и формированию эталонной операционной базы.
На момент обращения в компании существовали должностные инструкции, но они:
- были устаревшими и неполными,
- не отражали реального распределения задач,
- не учитывали связи между ролями и текущими бизнес-процессами,
- не помогали новичкам быстро входить в курс дела.
Заказчик принял стратегическое решение — отказаться от формата традиционных должностных инструкций и перейти к использованию более содержательных, живых и интегрированных документов — Главных Файлов Должности (ГФД).
Что мы сделали:
Работа над проектом велась в несколько этапов:
1. Диагностика текущей документации — изучили имеющиеся ДИ, выявили пробелы и несоответствия фактическим задачам сотрудников.
2. Провели серию опросов и интервью с сотрудниками разных уровней, чтобы «выгрузить» реальные обязанности, алгоритмы, последовательность действий и скрытые тонкости в работе. Это позволило составить максимально приближенные к реальности описания.
3. Разработали структуру Главного Файла Должности под компанию, в которую входило:
- Описание цели и смысла должности в компании.
- Подробная расшифровка обязанностей с логикой и примерами.
- Связи с другими ролями, зонами ответственности и процессами.
- Прямые ссылки на шаблоны, регламенты, гайды, чек-листы, инструменты и CRM-инструкции.
- Требуемые компетенции и уровни самостоятельности.
- Показатели эффективности, статистики и показатели успеха.
- Визуальные схемы, если было необходимо.
4. Создали 20 полных ГФД для действующих должностей — от топ-менеджмента до специалистов.
Работа над проектом велась в несколько этапов:
1. Диагностика текущей документации — изучили имеющиеся ДИ, выявили пробелы и несоответствия фактическим задачам сотрудников.
2. Провели серию опросов и интервью с сотрудниками разных уровней, чтобы «выгрузить» реальные обязанности, алгоритмы, последовательность действий и скрытые тонкости в работе. Это позволило составить максимально приближенные к реальности описания.
3. Разработали структуру Главного Файла Должности под компанию, в которую входило:
- Описание цели и смысла должности в компании.
- Подробная расшифровка обязанностей с логикой и примерами.
- Связи с другими ролями, зонами ответственности и процессами.
- Прямые ссылки на шаблоны, регламенты, гайды, чек-листы, инструменты и CRM-инструкции.
- Требуемые компетенции и уровни самостоятельности.
- Показатели эффективности, статистики и показатели успеха.
- Визуальные схемы, если было необходимо.
4. Создали 20 полных ГФД для действующих должностей — от топ-менеджмента до специалистов.
Каждый документ стал не просто инструкцией, а рабочим навигатором: сотрудник может открыть файл и пройти по шагам свою ежедневную работу — с доступом к нужным материалам, без лишних вопросов и долгих вводных.
5. Перешли к формированию архива будущих ролей — создали задел под 15+ вакантных и планируемых должностей, которые есть в оргструктуре, но пока не закрыты. Таким образом, компания подготовилась к масштабированию и внутреннему росту — заранее, грамотно и по системе.
5. Перешли к формированию архива будущих ролей — создали задел под 15+ вакантных и планируемых должностей, которые есть в оргструктуре, но пока не закрыты. Таким образом, компания подготовилась к масштабированию и внутреннему росту — заранее, грамотно и по системе.
Какие результаты достигнуты:
1. Компания получила новый стандарт управленческих документов, значительно превосходящий классические ДИ по глубине, логике и удобству.
2. Новые сотрудники проходят адаптацию быстрее, легче, с высокой степенью самостоятельности.
3. HR-отдел и руководство экономят до 60% времени на ввод новых людей — все ответы и инструкции уже в файле.
4. Руководитель отметил, что впервые в компании удалось так глубоко «распаковать» рабочие роли и избавиться от операционного хаоса.
Мы продолжаем поддержку: при изменении процессов или внедрении новых инструментов, обновляем и дорабатываем файлы.
2. Новые сотрудники проходят адаптацию быстрее, легче, с высокой степенью самостоятельности.
3. HR-отдел и руководство экономят до 60% времени на ввод новых людей — все ответы и инструкции уже в файле.
4. Руководитель отметил, что впервые в компании удалось так глубоко «распаковать» рабочие роли и избавиться от операционного хаоса.
Мы продолжаем поддержку: при изменении процессов или внедрении новых инструментов, обновляем и дорабатываем файлы.
Этот проект стал примером того, что создание действительно работающей внутренней системы — это партнёрство двух сторон. Заказчик был глубоко вовлечён, открыт к диалогу и стремился к качеству. А мы — обеспечили методологию, структуру, проработку и реализацию на уровне.
Хотите такой же порядок и прозрачность в вашем бизнесе?
Запишитесь на консультацию — поможем перейти от формальных бумажек к живым, полезным, рабочим документам, которые упрощают жизнь и команде, и руководству.
Примеры наших документов
ДИ Трафик - маркетолог
Образец стандартной должностной инструкции
ДИ Руководителя отдела маркетплейсов
Образец детально проработанной ДИ на основе проведенного интервью с сотрудником
ГФД HR-директора
Образец максимально проработанного ГФД HRD. Сформирована на основе проведенных интервью сотрудника и ГД, а также с учетом всех бизнес-процессов.
ГФД менеджера по найму
Образец детально проработанного ГФД для менеджера по найму персонала, связанного со всеми бизнес-процессами
Регламент по коммуникациям
Пример документа, написанного живым, понятным языком, с примерами, простыми формулировками и элементами визуального оформления, а также с элементами неформальных отступлений там, где это уместно.
Регламент по планированию на неделю
Пример максимально проработанного и детализированного регламента по еженедельному планированию для сотрудников